Op TIM plaats je de notulen van de vergaderingen. TIM kan helpen om deze notulen in begrijpelijke taal te plaatsen. Deze functie noemen we TIM Helpt.

Om de notulen samen te vatten ga je als volgt te werk.

Plaats een nieuw bericht via de knop Bericht plaatsen.

Kies voor de categorie "Documenten" of "Notulen" (of vergelijkbaar). 

Let op: Documenten/ Notulen zijn een speciale categorie. Is deze categorie niet beschikbaar? Neem dan contact op met de servicedesk.

Nadat je de juiste categorie gekozen hebt klik je op Selecteren. Vervolgens opent het volgende scherm:

Je ziet nu het invoerscherm "Notulen/ Documenten". Dit is een speciaal invoerscherm. Zie je een ander scherm? Neem dan contact op met de servicedesk om TIM goed in te richten.

Voeg hier een bijlage toe. Klik op Bijlagen toevoegen en daarna Bestand kiezen.

Nadat je een bestand gekozen hebt krijg je een aantal mogelijkheden:

• Samenvatting in begrijpelijke taal toevoegen.
• Beschrijving toevoegen (maximaal 50 woorden)
• Geen actie

Samenvatting in begrijpelijke taal toevoegen

TIM helpt door van de notulen een samenvatting te maken. Deze samenvatting wordt op TIM geplaatst. De notulen worden als bijlagen aan de samenvatting toegevoegd. TIM maakt de samenvatting altijd volgens een vaste opmaak:

De samenvatting begint met een korte beschrijving van de notulen. Deze beschrijving is maximaal 1 alinea. Daarna volgt een overzicht met de aanwezigen én informatie over de datum en locatie.

Daarna volgt een overzicht met de belangrijkste punten uit de notulen. Dit betreft een opsomming met bulletpoints.

Hierna volgt een lijst met actiepunten, de datum van de volgende bijeenkomst en een conclusie en vervolg.

Beschrijving toevoegen

TIM helpt door de notulen in maximaal 50 woorden samen te vatten. Deze beschrijving wordt op TIM geplaatst. De notulen worden als bijlage aan de beschrijving toegevoegd.

Geen actie

TIM voert geen extra actie uit. Je moet zelf een titel en (eventueel) beschrijving toevoegen.

Omzetten naar PDF

Wanneer je een Word bestand als bijlage toevoegt zet TIM deze automatisch om naar een PDF document. Word bestanden kunnen niet door iedereen geopend worden. PDF bestanden wel.

Aanpassen van de suggesties van TIM

Nadat de notulen door TIM zijn verwerkt zie je de samenvatting/ beschrijving staan.

Het is nu nog mogelijk om de tekst aan te passen voordat je deze opslaat.